Una de las obligaciones del trabajador autónomo es llevar al día los libros contables y guardar y conservar las facturas de su actividad. Son documentos obligatorios a efectos fiscales y ofrecen garantía de cumplimiento tanto para emisor como para receptor. En este artículo te hablamos de la factura recapitulativa, un documento muy útil porque agiliza y simplifica el proceso de facturación.
Una de las obligaciones del trabajador autónomo es llevar al día los libros contables y guardar y conservar las facturas de su actividad. Son documentos obligatorios a efectos fiscales y ofrecen garantía de cumplimiento tanto para emisor como para receptor. En este artículo te hablamos de la factura recapitulativa, un documento muy útil porque agiliza y simplifica el proceso de facturación.
La factura recapitulativa
Imagina que tienes un cliente fijo al que cada mes sirves los mismos productos o servicios… Pongamos un ejemplo: un transportista que en su ruta siempre echa combustible en tu negocio, una estación de servicio. En este caso lo más cómodo es que, en vez de hacer una factura cada vez que ese transportista acuda a tu establecimiento, hagas un documento que recapitule todas las cantidades de gasoil, y su cuantía, que le has servido a lo largo del mes y que has consignado en tiques o albaranes. Ese documento, groso modo, sería una factura recapitulativa.
Es decir, la factura recapitulativa se utiliza cuando existen operaciones entre personas o empresas de manera recurrente. Básicamente lo que hace es aglutinar la información de todos los tiques o albaranes expedidos en un mes natural a un mismo receptor en un solo documento. Así que si tienes un alto volumen de transacciones con un mismo cliente de forma periódica, esta es la fórmula más recomendada para ti.
Cómo hacer una factura recapitulativa
La factura recapitulativa es un documento fiscalmente exigible por lo que tiene que cumplir con determinados requisitos para que sea válido. Debe incluir todos y cada uno de los datos que te enumero a continuación:
Número y, en su caso, serie. Tienen que estar numeradas correlativamente. Normalmente cada año se iniciará una nueva serie.
Fecha del día de expedición.
Identificación tanto de emisor como de receptor de la transacción objeto de la factura con nombre y apellidos, razón o denominación social completa.
Número de identificación fiscal de la administración española, o cualquier otra de la Unión Europea, con el que el emisor ha realizado la operación.
Domicilio fiscal de ambos.
Descripción de las operaciones. Es sumamente importante, y más en el caso de la factura recapitulativa, que el Concepto quede bien especificado. Por tanto, hay que describir las operaciones especificando los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto.
El IVA correspondiente y el tipo impositivo del recargo de equivalencia, si procede. Del mismo modo, si eres profesional tendrás que especificar el porcentaje de retención del IRPF que aplicas a la operación.
En su caso, la cuota tributaria a repercutir.
El importe a pagar.
Estos son datos que debe contener cualquier factura para ser válida, la diferencia con las recapitulativas estriba en que a la hora de “describir las operaciones” no especificarás solo una, sino que deberás establecer una relación con todas las operaciones o servicios que se han agrupado en este documento.
Como te decía, puede reunir todas las transacciones realizadas con un mismo cliente dentro de un mes natural y tienes hasta el día 16 del mes siguiente para poder expedirla.
Ten en cuenta que las facturas recapitulativas se sustentan en la emisión de albaranes o tiques que de por sí carecen de validez fiscal. Por ello, cuando la información que se contiene ellos se especifica con concreción en la factura recapitulativa, éstos pueden destruirse.
Pero ¡cuidado! porque si la factura solo los menciona, remitiendo a ellos para conocer el contenido exacto de la transacción, existirá la obligación de conservarlos del mismo modo que conservas la factura. En estos casos se entiende que esos otros documentos forman parte de la factura misma hasta el punto de que si nos los conservas esa factura no será válida.
Factura recapitulativa e IVA
Como decíamos líneas arriba, al igual que en una factura ordinaria, la factura recapitulativa debe consignar el tipo de IVA aplicable al bien o servicio objeto de esta. Es decir, que en el documento tienes que reflejar la cantidad y el importe de IVA que corresponde a cada operación.
Recuerda que el IVA general es del 21% pero que existen actividades exentas a las que no se aplica este impuesto y otras que tributan con porcentaje diferente (10% tipo reducido o 4% superreducido). Algo que debes tener en cuenta para cumplimentar la factura recapitulativa.
Si después de leer este artículo mantienes dudas sobre este tipo de factura o tus obligaciones contables, o, simplemente, prefieres que un especialista se haga cargo de esta tarea, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de asesores.